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Pour toutes les entreprises, il est obligatoire de stocker les documents les plus importants en lieu sûr afin de pouvoir s’y référer en cas de besoin. Toutefois, le stockage des archives est régi par certaines obligations légales. Mais alors, quelles sont-elles ?

Les obligations légales pour stocker des archives

Si vous êtes une entreprise, stocker certains documents est d'une grande utilité en cas de conflit juridique. Par exemple, ces documents peuvent plus tard être considérés comme une preuve de paiement des taxes et impôts. En effet, selon la loi, l'archivage des documents d’entreprise suit un certain temps. Les déclarations fiscales d’une part doivent être conservées au moins 7 ans. Elles serviront de preuve dans le cas où vous ou votre entreprise feriez l’objet d’un contrôle. La durée de conservation des factures d’autre part est principalement de 10 ans.

D’autres documents de paiement disposent par contre d’une tout autre durée de conservation. Les factures de transport par exemple sont à stocker pendant 1 an et les factures d’achat et garanties pendant 2 ans. En ce qui concerne les documents sociaux (registre personnel, contrats de travail, comptes individuels…), l’archivage doit être fait pendant 5 ans. Il faut compter 10 ans pour les documents d’assurance. Les actes notariaux quant à eux doivent être stockés à vie.

Et pour l’archivage numérique ?

Les documents en entreprise peuvent être numériquement conservés à condition de prouver leur authenticité. En utilisant le logiciel adéquat, vous pouvez créer une archive numérique qui respecte entièrement les diverses obligations légales.

Par ailleurs, chaque entreprise est libre de stocker ses archives comme elle le souhaite. Si certaines choisissent leurs serveurs pour la conservation, d’autres préfèrent recourir à des prestataires externes. L’important est d’opter pour un système sécurisé et indexable.

Visiter le site Reisswolf : https://www.reisswolf.fr/le-mans/societe-archivage/

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