Collaborateur qui ne communique pas : que faire ?

En entreprise, quel que soit votre interlocuteur, il peut arriver que vous soyez face à une personne vous réservant des réponses lacunaires, ou pire, un silence total.

Assurez-vous que votre besoin soit compris

Avant toute chose, il vous faut vous assurer que votre interlocuteur soit bien au courant que son absence de communication est un problème pour vous. Si vos discussions ont lieu par écrit, relancez-le gentiment, en partant du principe qu’il vous a oublié et non qu’il a fait exprès de vous ignorer. Si vous vous croisez régulièrement, veillez à toujours le saluer et lui rappeler que vous attendez un ou des éléments de sa part. Dans tous les cas, vos demandes doivent être précises : une action à mener, la raison de cette action, et surtout une date butoir pour la réaliser. Une demande imprécise risque de mener votre collaborateur à ne pas vous accorder la priorité dans son agenda probablement très rempli.

Si votre collaborateur est présent dans votre environnement quotidien, n’hésitez pas à prendre le temps de discuter avec lui d’éléments n’ayant pas de rapport direct avec votre travail. Cela peut être général, comme l’actualité par exemple, ou plus personnel – comme les prochaines vacances – si vous sentez que plus de proximité serait la bienvenue. En effet, la plupart du temps, un collaborateur peu investi auprès de vous n’est pas absent par choix : il est probablement submergé, et a besoin de votre soutien. Comprendre les raisons de son manque de communication est le premier pas vers une amélioration.

Appliquez les principes de la communication non violente

Dans toutes vos conversations avec vos collaborateurs, la communication non violente peut être un très bon outil pour arriver à vous faire comprendre facilement sans brusquer votre interlocuteur.

Pour une conversation efficace, voici quatre étapes à suivre :

• Observer les faits de la manière la plus objective possible : au lieu de dire «tu refuses de communiquer», préférer «j’ai remarqué que nous n’avons pas parlé du tout cette semaine» ou «j’ai vu que tu n’avais pas encore répondu à mon dernier mail».
• Dire ce que l’on ressent : plutôt que de dire «ton absence de communication nuit à l’entreprise», opter pour «je suis un peu déçu que nous ne parlions pas plus, parce que j’ai l’impression que nous pourrions réaliser davantage de choses si on avançait ensemble».
• Exprimer ses besoins : au lieu de «il faut que tu communiques davantage», dire « j’ai besoin que tu répondes à mes questions et que tu prennes le temps de répondre à mes mails ».
• Demander une action concrète : toujours terminer par une demande très précise « allons boire un café ensemble pour que tu aies l’occasion de répondre à mes questions».

En dernier recours, optez pour un mail de mise au point

Si aucune conversation n’est possible malgré de nombreuses demandes exprimées clairement, un mail de mise au point sera nécessaire. Le but n’est pas d’accabler votre collaborateur de reproches, mais bien de lui faire comprendre qu’il y a un problème, et que malgré vos efforts vous ne parvenez pas à le régler.

Privilégiez, outre la communication non-violente, un mail qui vous ressemble. Mettez en avant le fait que le manque de communication affecte votre travail tout autant que votre relation en tant qu’individus. Mettez en avant toutes les choses que vous pourriez faire si vous communiquiez correctement. Permettez lui de visualiser votre quotidien au travail avec une bonne communication, cela le motivera à s’investir lui aussi pour sa mise en place.